Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
Een herinnering wordt sneller betaald als de klant er direct mee aan de slag kan.
- Factuurnummer en factuurdatum, zodat de administratie de factuur direct vindt
- Het oorspronkelijke bedrag en de verstreken vervaldatum
- Vanaf de tweede herinnering: de wettelijke handelsrente en de vergoeding van € 40 als aparte regels
- Een concrete betaaldatum, bijvoorbeeld 29 mei 2026, in plaats van “binnen 7 dagen”
- Hoe er betaald kan worden: IBAN en tenaamstelling, of een betaallink
- Een contactpersoon met telefoonnummer of e-mailadres voor vragen
Wanneer stuurt u welke herinnering?
De wet schrijft geen schema voor. Dit ritme gebruiken de meeste kleine bedrijven.
3–7 dagen te laat
Vriendelijke herinnering
Ga ervan uit dat de factuur is vergeten. Geen kosten, een korte brief en een nieuwe betaaldatum.
Na ongeveer 14 dagen
Tweede herinnering
Reken de wettelijke handelsrente en de vergoeding voor invorderingskosten en laat zien hoe ze zijn berekend.
Na ongeveer 30 dagen
Laatste herinnering
Noem het totaalbedrag, geef een laatste termijn van ongeveer 7 dagen en geef aan dat u verdere stappen overweegt.
Voorbeeldbrieven betalingsherinnering
Kopieer de tekst en vul de delen tussen vierkante haken in, of laat de generator hierboven dat voor u doen.
1. Vriendelijke herinnering
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [nummer]
Geachte [naam], Wellicht is het aan uw aandacht ontsnapt: factuur [nummer] van [factuurdatum] voor [bedrag] moest uiterlijk [vervaldatum] betaald zijn en staat bij ons nog open. Heeft u inmiddels betaald, dan danken wij u hartelijk en kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Zo niet, dan verzoeken wij u het bedrag uiterlijk [datum] over te maken op [IBAN] t.n.v. [bedrijfsnaam]. Met vriendelijke groet, [uw naam]
2. Tweede herinnering met rente
Onderwerp: Tweede herinnering factuur [nummer]
Geachte [naam], Op [datum eerste herinnering] herinnerden wij u aan factuur [nummer] voor [bedrag], met vervaldatum [vervaldatum]. Wij hebben de betaling nog niet ontvangen. Over het openstaande bedrag bent u sinds [datum] de wettelijke handelsrente verschuldigd (art. 6:119a BW), tot vandaag [rentebedrag], en daarnaast een vergoeding voor invorderingskosten van € 40. Wij verzoeken u het totaalbedrag van [totaal] uiterlijk [datum] te betalen op [IBAN]. Met vriendelijke groet, [uw naam]
3. Laatste herinnering
Onderwerp: Laatste herinnering factuur [nummer]
Geachte [naam], Ondanks onze herinneringen van [datum] en [datum] is factuur [nummer] nog steeds niet betaald. Inclusief wettelijke handelsrente en vergoeding bedraagt het openstaande bedrag nu [totaal]. Wij verzoeken u dit bedrag uiterlijk [datum] volledig te voldoen. Ontvangen wij voor die datum geen betaling of reactie, dan overwegen wij verdere stappen om de vordering te innen. Met vriendelijke groet, [uw naam]
Is een ingebrekestelling nodig?
Tussen bedrijven meestal niet. Staat er een betaaltermijn op de factuur of in de overeenkomst, dan is de klant na die datum automatisch in verzuim en loopt de wettelijke handelsrente vanzelf. Is er niets afgesproken, dan begint de rente 30 dagen na ontvangst van de factuur.
De veertiendagenbrief is alleen verplicht bij consumenten. Deze voorbeeldbrieven zijn bedoeld voor facturen aan bedrijven.
Houd de toon vriendelijk en zakelijk
De meeste late betalingen komen door een proces, niet door onwil: een factuur in de verkeerde mailbox, een ontbrekend inkoopordernummer of een gemiste betaalrun. Een rustige, concrete herinnering beschermt de klantrelatie en wordt sneller opgepakt.
Bewaar een kopie van elke herinnering en noteer wanneer u hem verstuurde. Blijft de factuur open, dan kunt u laten zien wat u wanneer heeft gevraagd.