Was in jede Mahnung gehört
Eine Mahnung wird schneller bezahlt, wenn der Kunde nichts nachschlagen muss.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, damit die Buchhaltung die Rechnung sofort findet
- Der ursprüngliche Betrag und das überschrittene Fälligkeitsdatum
- Ab der 1. Mahnung: Verzugszinsen und Verzugspauschale als eigene Positionen
- Ein konkretes Zahlungsdatum, z. B. 29. Mai 2026, statt „innerhalb von 7 Tagen“
- Wie gezahlt werden kann: IBAN und Kontoinhaber oder ein Zahlungslink
- Ein Ansprechpartner mit Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen
Wann Sie welche Mahnung schicken
Gesetzlich ist kein Ablauf vorgeschrieben. Diesen Rhythmus nutzen die meisten kleinen Unternehmen.
3–7 Tage überfällig
Zahlungserinnerung
Gehen Sie von einem Versehen aus. Keine Kosten, ein kurzes Schreiben und ein neues Zahlungsdatum.
Nach etwa 14 Tagen
1. Mahnung
Verzugszinsen und 40-€-Pauschale hinzurechnen und zeigen, wie sie berechnet wurden.
Nach etwa 30 Tagen
Letzte Mahnung
Gesamtbetrag nennen, eine letzte Frist von etwa 7 Tagen setzen und weitere Schritte ankündigen.
Mahnung Muster zum Kopieren
Kopieren Sie den Text und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern, oder lassen Sie den Generator oben alles ausfüllen.
Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren, sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Unsere Rechnung [Nr.] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist bei uns noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf das Konto [IBAN]. Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
1. Mahnung mit Verzugszinsen
Betreff: 1. Mahnung – Rechnung [Nr.]
Sehr geehrte Damen und Herren, trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist unsere Rechnung [Nr.] über [Betrag] noch nicht beglichen. Sie befinden sich seit dem [Datum] in Verzug. Gemäß § 288 Abs. 2 und 5 BGB berechnen wir Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, bis heute [Zinsbetrag], sowie die Verzugspauschale von 40 €. Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag von [Gesamtbetrag] bis zum [Datum] auf das Konto [IBAN]. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung [Nr.]
Sehr geehrte Damen und Herren, auf unsere Schreiben vom [Datum] und [Datum] haben wir leider keine Zahlung erhalten. Einschließlich Verzugszinsen und Verzugspauschale beträgt der offene Betrag nun [Gesamtbetrag]. Bitte begleichen Sie diesen Betrag bis spätestens [Datum]. Geht bis dahin keine Zahlung ein, werden wir ohne weitere Ankündigung weitere Schritte zur Durchsetzung unserer Forderung einleiten. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
Brauche ich eine Mahnung, damit der Kunde in Verzug kommt?
Nicht, wenn der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „zahlbar bis 15. Mai 2026“. Dann tritt der Verzug am Tag danach ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ohne festen Termin kommt ein Unternehmen durch eine Mahnung in Verzug, spätestens aber 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB).
Ton: freundlich, klar, sachlich
Die meisten verspäteten Zahlungen haben organisatorische Gründe: eine Rechnung im falschen Postfach, eine fehlende Bestellnummer oder ein verpasster Zahlungslauf. Eine ruhige, konkrete Mahnung schützt die Kundenbeziehung und wird schneller bearbeitet.
Bewahren Sie eine Kopie jeder Mahnung auf und notieren Sie das Versanddatum. So können Sie später belegen, was Sie wann gefordert haben.